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5 dicas importantes para ajudar a reduzir seus gastos com viagens

prevê-se que os gastos com viagens de negócios internacionais excedam US $1,6 trilhão. Existem quase 500 milhões de viagens individuais de negócios por ano apenas nos EUA, e cerca de metade desses viajantes não informam suas empresas de onde ficarão ou dos voos que selecionaram. para o C-Suite, esse volume impressionante de viajantes de negócios […]

prevê-se que os gastos com viagens de negócios internacionais excedam US $1,6 trilhão. Existem quase 500 milhões de viagens individuais de negócios por ano apenas nos EUA, e cerca de metade desses viajantes não informam suas empresas de onde ficarão ou dos voos que selecionaram.

para o C-Suite, esse volume impressionante de viajantes de negócios (e uma frequência impressionante de descumprimento) pode se traduzir em custos surpreendentes.

leve em consideração os gastos excessivos dos funcionários, que podem constituir um terço de todo o orçamento de viagens e despesas de uma empresa, e as viagens corporativas podem se tornar um item de custo excessivamente alto. No entanto, com as estratégias de tecnologia e gestão certas, as empresas podem simplificar, sistematizar e economizar em seus programas de viagens corporativas. Abaixo estão cinco maneiras pelas quais a gerência sênior pode reduzir os gastos com viagens corporativas.

1. Systemise seu programa de viagens

a sistematização é essencial em um programa de viagens corporativas eficiente. Um processo simplificado de reserva, aprovação, despesas e gerenciamento de riscos aumentará a velocidade de ponta a ponta de seu gerenciamento de viagens. A sistematização também enriquecerá seus gerentes de viagens com uma visão consistente do desempenho da Política de viagens, portanto, quaisquer melhorias são apoiadas por dados.

além disso, um programa de viagens corporativas sistematizado garante que sua empresa atenda às obrigações de dever de cuidado e opera com uma boa gestão de riscos para protegê-lo de danos financeiros e legais. Por exemplo, plataformas de gerenciamento de viagens como a Travelport Locomote apresentam tecnologias de automação que alertam os gerentes de viagens sobre reservas fora da política, solicitações de viagens para destinos de alto risco e fornecem informações de segurança atualizadas.

2. Investir em tecnologia de gestão de viagens

as empresas estratégicas estão usando tecnologias de gestão de viagens como Travelport Locomotote que se casam serviço premium com poderoso controle de custos.

ao considerar investir em uma plataforma de gerenciamento de viagens, há uma série de coisas que as empresas devem procurar. Estes vão desde ferramentas para agilizar processos, reunir análises e melhorar o desempenho da política, até os recursos que enriquecem a experiência de viagem para os funcionários:

recursos para empresas:

  • as plataformas de gerenciamento de viagens devem ser holísticas. Eles devem atender a todo o processo de gerenciamento de viagens, desde o momento em que um funcionário envia uma solicitação de viagem até o momento em que retorna para enviar suas despesas e além. Dentro desse processo, existem funções como reserva, aprovação, gerenciamento de despesas, gerenciamento de riscos, mensagens e análises.
  • sua plataforma de gerenciamento de viagens deve ser integrada. Por exemplo, o Travelport Locomote se integra com líderes do setor em gerenciamento de despesas, Expensify, para oferecer a melhor solução de despesas possível para o seu programa. As plataformas de gerenciamento de viagens que não se integram a outros programas podem ser rígidas e inflexíveis às mudanças no mercado.
  • sua plataforma deve permitir a melhoria contínua. Um programa simplificado de gerenciamento de viagens deve enriquecer seus gerentes de viagens com informações sobre todos os aspectos do desempenho da política, para que as melhorias sejam orientadas por dados e estratégicas. Por exemplo, a plataforma Travelport Locomote oferece poderosas ferramentas de análise para que os gerentes de viagens possam dissecar Políticas, identificar áreas de melhoria e agir com melhorias eficazes. Nosso relatório de auditoria automatizado fornece à sua empresa informações sobre tudo, desde tempos de Resposta da empresa de viagens, tempos de aprovação do fluxo de trabalho até o histórico de reservas do viajante.

a gerência sênior deve reconhecer que o conforto e a conveniência da equipe de viagem têm uma correlação direta com o sucesso de sua viagem de negócios. É por isso que uma plataforma de gerenciamento de viagens intuitiva, amigável e gratificante é essencial para que os funcionários aproveitem ao máximo as viagens corporativas.

recursos para funcionários

  • um sistema de mensagens eficaz que permite que a equipe viajante mantenha contato com o escritório em casa.
  • visibilidade das despesas e políticas de viagem, para remover espaço para mal-entendidos e reduzir o descumprimento.
  • recursos confiáveis de gerenciamento de Riscos com conselhos de segurança atualizados.

3. Assuma um papel ativo na gestão de viagens

apenas 27% dos CFOs relatam que seu relacionamento com os gerentes de viagens é eficaz. Para fazer melhorias estratégicas na política de viagens, as empresas precisam de uma forte colaboração entre a alta administração e aqueles que supervisionam o programa de viagens da empresa. A gerência sênior deve, portanto, assumir um papel ativo no programa de gerenciamento de viagens de seus negócios, seja com análise colaborativa do desempenho da política ou reunindo feedback em primeira mão de funcionários viajantes.

4. Atender à nova geração de viajantes corporativos

os viajantes Millennials responderão pela metade de todos os gastos com viagens de negócios até o ano de 2020 (um número previsto para chegar a US $1,6 trilhão). A gerência sênior deve abordar as preferências divergentes dos funcionários viajantes mais jovens, a fim de reduzir os gastos com viagens e capitalizar seus pontos fortes. Por exemplo, uma pesquisa Hipmunk de viajantes de negócios Milenares descobriu que eles são mais propensos a incluir dias de lazer em uma viagem corporativa e mais propensos a pagar por auxiliares.

em colaboração com gerentes de viagens, a gerência sênior deve estudar os hábitos e preferências dos viajantes corporativos milenares e contabilizá-los nas políticas estratégicas de viagens.

5. Não deixe sua política de viagens intocada

costuma-se dizer que, nas viagens corporativas, as melhores políticas estão sempre evoluindo. Com o surgimento de tecnologias disruptivas que apresentam novos caminhos para reservas, novas maneiras de se conectar e novas maneiras de conduzir negócios no exterior, a alta administração deve garantir que o programa de viagens de seus negócios esteja respondendo às mudanças do mercado e capitalizando as oportunidades de economia de custos.

essas melhorias de política devem ser apoiadas por dados, e é por isso que um programa de gerenciamento de viagens corporativas com recursos de análise e relatórios é essencial.

um de nossos principais clientes, o principal objetivo da CUA ao introduzir a Locomotote era reduzir o custo de seus gastos com viagens. Uma grande parte dessa economia está na forma como a plataforma naturalmente gerou uma mudança comportamental nos funcionários e permitiu que eles tivessem uma compreensão granular de onde seus gastos estavam indo, permitindo-lhes economizar custos em como pagam por viagens.

para ver como a plataforma Travelport Locomote pode ajudar a reduzir o custo de suas viagens de negócios, experimente uma demonstração hoje:

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