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2021年にあなたの不動産ファイルを整理するためのヒントとツール

整理を維持する さらに、私たちはペーパーレスの世界にあり、あなたの顧客はますますずさんなスキャンやコピーでいっぱいのマニラのフォルダよりも彼らのエージェン ここでは、クラウドであなたの不動産ファイリングシステムを整理する […]

整理を維持する

さらに、私たちはペーパーレスの世界にあり、あなたの顧客はますますずさんなスキャンやコピーでいっぱいのマニラのフォルダよりも彼らのエージェン

ここでは、クラウドであなたの不動産ファイリングシステムを整理するためのいくつかの有用なアイデアがあります!

この記事はエージェントとチームメンバーを対象としています。 うまくいけば、大規模な組織やトッププロデューサーは、すでに、おそらく仲介バックエンドソフトウェア内の場所で何かを持っています。

ドキュメントストレージソフトウェア

あなたが不動産エージェントとして必要になります最初のものの一つは、あなたのファイルのためのクラウドベー

これは21世紀です。 これ以上の紙のファイルはありません。 ファイリングキャビネットはありません。 あなたはデジタルとクラウドで取得する必要があります。 それはあなたの時間と紙を節約するだけでなく、あなたのファイルはどこにいてもアクセス可能です。

なぜそれらをコンピュータに保存しないのですか?

まあ、あなたのクラウドストレージは、(お使いの携帯電話のような)複数のデバイスからより簡単にアクセスでき、あなたがコンピュータを切り替えると、任意 あなたは、外出先でファイルを表示し、共有することができます。

最後に、バックアップとファイル保護を取得するので、ハードドライブにコーヒーをこぼしたときにビジネス全体を失うことはありません。

最も人気のある二つのドキュメントストレージソリューションは、GoogleドライブとDropBoxのです。

DropBox

DropBoxは、多くの便利な統合を持っているお気に入りのクラウドストレージプラットフォームです。 インストールされると、自動的にクラウドに保存される以外は、コンピュータ上の他のフォルダと同じように機能します。 これは、外出先で文書をプルアップし、共有するためだけでなく、合理的に簡単なモバイルアプリを持っています。

Googleドライブ

Googleドライブは、Gmailなどの他のGoogleサービスとのやりとりの過程ですでに使用している可能性が高い、非常に広く使用されている使いやすいクラ それはまた、ときに外と約ファイルを共有するためにうまく動作する非常にシンプルなアプリを持っています。

私は個人的にDropBoxを使用し、私はそれが自分のコンピュータと同期どれだけ愛しています。 通常のフォルダと同じように使用できます。 しかし、それはビジネスインターフェースが厳しいですし、複数のユーザーを管理するのは難しいです。 また、無料版には、Googleドライブの場合は2GBの無料版と15GBの無料版があります。

PDFソフトウェア

あなたの人生を整理し、完全にペーパーレスオフィスを受け入れるようにするには、おそらくあなたのエージェントのキャリアの非常に早い段階で必要なPDFソフトウェアを見つけるでしょう。 それは私が実際には、あなたが始めるとすぐに取得することをお勧めしますソフトウェアのいくつかの作品の一つです。

Adobe Acrobat

有料サブスクリプションは約mo14/moですが、再編成、編集、およびPdfに印刷する力のためにそれだけの価値があります。 あなたはペーパーレスに行く、あるいは単にプロであるために探している場合は、ほぼ確実にAdobe Acrobatが必要になります。

Adobe Acrobat Pro DCを使用しています。 Adobe Readerを使用してpdfファイルを開いて表示することはできますが、Readerではそれ以上のことはできません。 Adobe Acrobat Proを使用すると、Word文書をpdfにエクスポートしたり、画像をpdfとして保存したり、プリンタではなくpdfに文書を印刷したり、pdf文書を編集(再編成、ペー

私は私のファイリングシステム内のすべてをpdfにしたい、と私はほぼ毎日Adobe Acrobatを使用し、それは素晴らしいツールです。

しかし、予算に配慮したエージェント(すべてのエージェントでなければなりません)には、無料のPDF編集者もいます。

あなたはビジネスです! あなたは一つのように整理する必要があります。

私はワンマンバンドのエージェントですが、私は企業の全体のCスイートであるように私のビジネスを整理します。 これらの分野のいくつかは、私はかなり軽いですが、私のビジネスが成長するにつれて成長したいと考えています。 ここに私のDropBoxフォルダがどのように見えるかです:

不動産ファイリングシステムの例2021

私は数字(01-12)から始めて、フォルダがアルファベット順ではなく希望の順序になるようにします。 このようにそれらを分割すると、私が何かを保存した場所を簡単に知ることができ、新しい人を連れてきたときに物事をまっすぐに保つのにも役立 例えば、私がマーケティングの助手を雇うとき、私はそれらが私の個人的なコーチのノートかHRファイルを見ることを許可しないでマーケティングのホールダーへの彼または彼女のアクセスを与えることができる。

ご覧のように、これらは企業で見つけるポジションの種類と一致しています。 私は各フォルダと私がそれぞれに保存するものを調べます:

Executive–CEO

ここにあるいくつかのファイル:

  • 不動産事業計画
  • 説明責任会議
  • リードジェネレーション戦略
  • コーチング文書
  • 戦略文書とブレーンストーム

それは私が私の貿易を盗んで、誰もが覗き見たくない私の大きな毛むくじゃらの大胆な目標のいくつかが含まれています秘密と華麗なビジネス戦略!

Operations–COO

これは私の最も使用されているフォルダです。

  • クライアントフォルダ(トランザクション)
  • CMAs
  • systems documentation
  • リストプレゼンテーションテンプレート

私の”Clients”フォルダには、私が今まで持っていたすべてのクライ 私はまた、ここにすべての私のCMAsを保存します,私のワークフローの設計とシステム,そして、私は私のテキサス州の記入されたコピーのように定期的に使用

金融–CFO

私はここに二つのサブフォルダを持っています:

  • 銀行
  • 税金

領収書フォルダはおそらく良いでしょう。 収入と支出に関連する他の何か、ここでそれが行く!

Marketing–CMO

これは私がすべての私のウェブサイトのグラフィック、ビデオコンテンツ、および不動産マーケティング計画のためのフォルダを持っている私の二 サブフォルダは次のとおりです:

  • ブランディング
  • コンテンツ(ガイド、ブログ、電子書籍など)
  • メディア(ロゴ、インフォグラフィック、ストックフォト、ビデオ、ヘッドショットなど)
  • 製品()

これは、4k近所のビデオのすべてがほぼ1.5テラバイトであるため、私の最大のフォルダです(私のビジネス全体のDropBoxはわずか2TBですが、これは今のところすべてのものに十分です)。

私はまた、ここで私のマーケティングと探査計画だけでなく、ブログ記事の下書き、ソーシャルメディアプランとテンプレート、買い手と売り手のガイド、およ

法的およびライセンス–CLO

私は私のLLCの書類、フランチャイズ税の領収書、および私の現在のテキサス州の不動産ライセンスの書類のような私の”企業

人事–CHRO

従業員がいる場合は、アプリケーション、人事情報、税務情報、職務内容、州、地方、国の通知と要件、求人広告の草案などを保管する場所があります!

Knowledge–CKO

Chief Knowledge Officersに慣れていないかもしれませんが、ここでライセンスとCEコースの証明書、収集したさまざまな教育リソース、地元の市場のグラフや市場データ

Website and Technology–CTO

ウェブサイトのグラフィックをMarketingフォルダに保存しますが、このフォルダを使用して、ウェブサイトの計画に関連する項目、近所のページのHTMLテンプ

Communications–CCO

これは残念ながら、現時点では私の最も使用されていないフォルダであり、より野心的です。

これは広報に関連するすべてのものを保存する場所です。 あなたのビジネスが育ち、慈善団体に貢献し始めると同時にそれを必要とするかもしれません、ローカルでき事および組織、新聞発表の型板および計画、政治ロビー活動、およびPRのキャンペーンに参加する。

経験–CXO

“最高経験責任者”は会社によって違うことを意味しているようですが、軍隊が”S2″の位置–知性を定義する方法で定義しています!

具体的には、ビジネスでは、それはあなたの顧客の知性です。

経験役員の仕事は、あなたのクライアントの目を通してあなたのビジネスを見て、それを改善する方法を考え出すことです。 これは、ウェブサイトのユーザビリティテスト、レビューの管理、不動産取引中と後のフィードバックの勧誘、およびあなたのビジネスで批判的な目を向 目標は、常にあなたの住宅購入者や売り手のニーズに対応し、あなたのクライアントを喜ばせるために改善を行うことです!

Information–CIO

これは私の情報システムのドキュメントです。 現在、私のフォルダには主に私のIDXとMLSの参加に関連するフォームがありますが、officeネットワーク、システム、および通常のIT担当者が管理するものはこ

Investments–CInO

私は多くの投資家と仕事をしており、私の会社名で自分自身を投資してきたので、ここでそのような項目に関するドキュメントを保存しました。 それはちょうど不動産投資である必要はありませんが、おそらくあなたの会社はあなたのビジネスを補完するために、技術のスタートアップや実験的

ファイルの名前付け

クライアントファイルにLAST_FIRST_AND_SPOUSE_###_STREET_FILE_NAME_YYYYMMDD

整理しておくのはかなり簡単なので、これを行います。 ファイルが誤って配置された場合、私はそれが誰に属しているのか、どのアドレスで、いつファイルを作成したのかを正確に知っています。

ここでは、Adams_Brian_And_Helenのための私のクライアントフォルダに数年前からの例です(それは私と私の妻です!). ファイルの先頭の名前がフォルダーの名前と一致していることがわかります。 このシステムで間違ったファイルを置き忘れたり、送信したり、保存したりするのは非常に難しいです!

不動産のファイル名

はい、この特定の契約は2回契約から外れました(スクロールし続けることができれば、3つの実行された契約と2つの終了があります)。 あなたがどの取引を扱っているのかを知るために、各契約ごとに別々のフォルダを作成するのが賢明だったかもしれません。 日付はそれを助け、私はそれが必要だとは感じていませんが、おそらく良いアイデアです。

私のTMSはどうですか?

すべての文書を保持するトランザクション管理ソフトウェア(TMS)、またはCRMがあるかもしれません。 良いトランザクション管理ツールを使用すると、文書をアップロードすることができます、と私は非常に彼らが行う場合は、その機能を使用することを

私はまだ同じ命名関数を使用します。 そして、私は個人的にはまだ最初にDropBoxやGoogleドライブに保存します。 DropBoxはバックアップされており、将来CRMソフトウェアを切り替えても私はそれを所有しています。 私はすべての私のファイルをドラッグする必要はありません。

DropBox内の各フォルダにドキュメントをロードし、必要に応じてCRM、TMS、またはbrokerageファイルシステムにアップロードします。

あなたの電子メールの整理

私はあなたの不動産業者の電子メールからほとんどを得る方法についての別の記事を書いたが、私がここに言及したいと思ういくつかの不動産組織ツールがある。 これらは代理店および証券会社が彼らのinboxを集中させておくのを助け、また鉛を育て、そして取り引きをする!

あなたはGmailを持っている場合は、ここであなたの電子メールの経験を最大化するための他のアイデアの多額のリストです!

フォリオ

無料+. FolioはAmitreeの製品であり、他のトランザクションソフトウェアとは少し異なります。 それはあなたの電子メール内で完全に動作することを意味し、GmailやOutlookの拡張機能です。 これは、自動的にトランザクションによって電子メールを認識し、グループ化し、チェックリストを作成し、右そこにして取引を調整することができます。 OutlookまたはGmailのユーザーで、軽量で使いやすいトランザクショントラッカーツールが必要な場合は、Folioを検討してください。

ストリーク

無料+. ストリークは、本格的なCRMにあなたの受信トレイを回すGmailの拡張機能です! それはかなり素晴らしい漏斗追跡、連絡先管理を持っており、あなたが簡単にnutureリード、リマインダーを設定し、あなたの電子メールをチェックするたびに通信

Drag

Dragは、メールメッセージをかんばんスタイルのto-doリストに並べ替えることができる興味深いGmail組織ツールです。

結論

私はあなたがいくつかの有用な不動産組織のヒントを奪ったことを願っています!

私は間違いなくあなたのビジネスファイルをクラウドに保存する投資をお勧めします。 それはあなたのビジネスおよび顧客文書をより安全およびより入手しやすくさせます。 また、ペーパーレスのオフィスでPdfを操作するには、Adobe Acrobat Proのようなプログラムがほぼ確実に必要です。

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