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5 Suggerimenti chiave per ridurre la spesa di viaggio

La spesa per viaggi d’affari internazionali dovrebbe superare $1.6 trilioni. Ci sono quasi 500 milioni di viaggi d’affari individuali all’anno nei soli Stati Uniti, e circa la metà di questi viaggiatori non informa le loro compagnie di dove alloggeranno, o dei voli che hanno selezionato. Per la C-Suite, questo sconcertante volume di viaggiatori d’affari (e […]

La spesa per viaggi d’affari internazionali dovrebbe superare $1.6 trilioni. Ci sono quasi 500 milioni di viaggi d’affari individuali all’anno nei soli Stati Uniti, e circa la metà di questi viaggiatori non informa le loro compagnie di dove alloggeranno, o dei voli che hanno selezionato.

Per la C-Suite, questo sconcertante volume di viaggiatori d’affari (e la frequenza sconcertante di non conformità) può tradursi in costi sconcertanti.

Prendere in considerazione la spesa eccessiva dei dipendenti, che può costituire un terzo dell’intero budget di viaggio e spesa di un’azienda, e il viaggio aziendale può diventare un elemento di costo eccessivamente elevato.

Tuttavia, con le giuste strategie tecnologiche e gestionali, le aziende possono semplificare, sistematizzare e risparmiare sui loro programmi di viaggio aziendali. Qui di seguito sono cinque modi senior management può ridurre la spesa di viaggio aziendale.

1. Sistemate il vostro programma di viaggio

La sistematizzazione è essenziale in un programma di viaggio aziendale efficiente. Un processo semplificato di prenotazione, approvazione, spese e gestione dei rischi aumenterà la velocità end-to-end della gestione dei viaggi. La sistematizzazione arricchirà inoltre i tuoi Travel Manager con una visione coerente delle prestazioni delle politiche di viaggio, quindi qualsiasi miglioramento è supportato dai dati.

Inoltre, un programma di viaggi aziendali sistemato garantisce che la tua azienda soddisfi gli obblighi di cura e operi con una sana gestione del rischio per proteggerti da danni finanziari e legali. Ad esempio, le piattaforme di gestione dei viaggi come Travelport Locomote dispongono di tecnologie di automazione che avvisano i Travel Manager delle prenotazioni fuori dalla policy, delle richieste di viaggio verso destinazioni ad alto rischio e forniscono informazioni di sicurezza aggiornate.

2. Investire nella tecnologia di gestione dei viaggi

Le aziende strategiche utilizzano tecnologie di gestione dei viaggi come Travelport Locomote che sposano il servizio premium con un potente controllo dei costi.

Quando si considera di investire in una piattaforma di gestione dei viaggi, ci sono una serie di cose che le aziende dovrebbero cercare. Questi spaziano dagli strumenti per semplificare i processi, raccogliere analisi e migliorare le prestazioni delle policy, alle funzionalità che arricchiscono l’esperienza di viaggio per i dipendenti:

Funzionalità per le aziende:

  • Le piattaforme di gestione dei viaggi devono essere olistiche. Essi dovrebbero soddisfare l’intero processo di gestione del viaggio, dal momento in cui un dipendente presenta una richiesta di viaggio, al momento in cui tornano a presentare le loro spese, e oltre. All’interno di questo processo si trovano funzioni come prenotazione, approvazione, gestione delle spese, gestione del rischio, messaggistica e analisi.
  • La tua piattaforma di gestione dei viaggi deve essere integrata. Ad esempio, Travelport Locomote si integra con i leader del settore nella gestione delle spese, Expensify, per offrire la migliore soluzione di spesa possibile per il tuo programma. Le piattaforme di gestione dei viaggi che non si integrano con altri programmi possono essere rigide e inflessibili ai cambiamenti del mercato.
  • La tua piattaforma deve consentire un miglioramento continuo. Un programma di gestione dei viaggi semplificato dovrebbe arricchire i tuoi Travel Manager con informazioni dettagliate su ogni aspetto delle prestazioni delle policy, quindi i miglioramenti sono basati sui dati e strategici. Ad esempio, la piattaforma Travelport Locomote offre potenti strumenti di analisi in modo che i Travel Manager possano sezionare le politiche, identificare le aree di miglioramento e agire in modo efficace. Il nostro reporting di audit automatizzato fornisce alla tua azienda informazioni su tutto, dai tempi di risposta della compagnia di viaggi, ai tempi di approvazione del flusso di lavoro, fino alla cronologia delle prenotazioni dei viaggiatori.

L’alta dirigenza dovrebbe riconoscere che il comfort e la comodità del personale viaggiante hanno una correlazione diretta con il successo del viaggio d’affari. Ecco perché una piattaforma di gestione dei viaggi intuitiva, facile da usare e gratificante è essenziale per i dipendenti per ottenere il massimo dai viaggi aziendali.

Funzionalità per i dipendenti

  • Un efficace sistema di messaggistica che consente al personale viaggiante di tenersi in contatto con l’home office.
  • Visibilità sulle spese e le politiche di viaggio, per rimuovere lo spazio per incomprensioni e ridurre la non conformità.
  • Funzionalità di gestione dei rischi affidabili con consigli di sicurezza aggiornati.

3. Assumere un ruolo attivo nella gestione dei viaggi

Solo il 27% dei CFO dichiara che il loro rapporto con i Travel Manager è efficace. Per apportare miglioramenti strategici alla politica di viaggio, le aziende hanno bisogno di una forte collaborazione tra il senior management e coloro che supervisionano il programma di viaggio aziendale. L’alta dirigenza dovrebbe quindi assumere un ruolo attivo nel programma di gestione dei viaggi della propria azienda, sia che si tratti di un’analisi collaborativa dei risultati delle politiche, sia che si tratti di raccogliere feedback di prima mano dai dipendenti in viaggio.

4. Soddisfare la nuova razza di viaggiatori aziendali

I viaggiatori millenari rappresenteranno la metà di tutte le spese di viaggio d’affari entro l’anno 2020 (una cifra prevista per raggiungere trillion 1.6 trilioni). L’alta dirigenza deve affrontare le preferenze divergenti del personale viaggiante più giovane al fine di ridurre le spese di viaggio e sfruttare i loro punti di forza. Ad esempio, un sondaggio Hipmunk di viaggiatori d’affari millenari ha rilevato che è più probabile che includano giorni di svago in un viaggio aziendale e più propensi a pagare per gli accessori.

In collaborazione con i Travel Manager, il senior management dovrebbe studiare le abitudini e le preferenze dei viaggiatori aziendali millenari e tenerne conto nelle politiche strategiche di viaggio.

5. Non lasciare intatta la tua politica di viaggio

Si dice spesso che nei viaggi aziendali, le migliori politiche sono sempre in evoluzione. Con l’emergere di tecnologie dirompenti che presentano nuove strade per la prenotazione, nuovi modi per connettersi e nuovi modi per condurre affari all’estero, il senior management deve garantire che il programma di viaggio della propria azienda risponda ai cambiamenti del mercato e capitalizzi le opportunità di risparmio sui costi.

Questi miglioramenti delle politiche devono essere supportati dai dati, motivo per cui è essenziale un programma di gestione dei viaggi aziendali con funzionalità di analisi e reporting.

Uno dei nostri clienti chiave, l’obiettivo principale di CUA nell’introduzione di Locomote era quello di ridurre il costo della spesa di viaggio. Una grande parte di questo risparmio risiede nel modo in cui la piattaforma ha generato naturalmente un cambiamento comportamentale nei dipendenti e ha permesso loro di avere una comprensione granulare di dove stava andando la loro spesa, consentendo loro di risparmiare sui costi nel modo in cui pagano per il viaggio.

Per vedere come la piattaforma Travelport Locomote può aiutare a ridurre i costi dei tuoi viaggi d’affari, prova una demo oggi:

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