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Comment les pratiques des médecins peuvent réduire la non-présentation des patients

Les patients qui ne se présentent pas aux rendez-vous prévus perturbent le flux de la pratique en éloignant les plages horaires dédiées des autres patients et ont un impact négatif sur la productivité du fournisseur et du personnel. Les pratiques renoncent souvent aux « non-présentations » dans le cadre normal des activités, mais lorsqu’elles sont traduites en […]

Les patients qui ne se présentent pas aux rendez-vous prévus perturbent le flux de la pratique en éloignant les plages horaires dédiées des autres patients et ont un impact négatif sur la productivité du fournisseur et du personnel. Les pratiques renoncent souvent aux « non-présentations » dans le cadre normal des activités, mais lorsqu’elles sont traduites en un impact sur le résultat net, en utilisant un taux de collecte par visite de 125 $, avoir cinq non-présentations par semaine se traduirait par 32 500 collections de collections perdues par an.

Après avoir compris l’impact financier de ces patients non présentés, les médecins et le personnel de pratique devraient être déterminés à mieux positionner leurs pratiques pour s’assurer que cela ne continue pas à se produire. Bien que certaines de ces pratiques puissent sembler fondamentales, il est utile de comprendre l’impact significatif de ces pratiques exemplaires sur l’amélioration du nombre de patients absents.

1. Rappels de rendez-vous

Assurez-vous que votre système de gestion ou de planification de cabinet peut communiquer avec les patients pour envoyer des rappels et confirmer les rendez-vous. Que les rappels se produisent par téléphone, par message texte ou par courriel, le fait d’avoir différentes méthodes automatisées pour joindre vos patients aidera à réduire les absences et encouragera même les patients à appeler pour reporter leur rendez-vous, de sorte que l’horaire de votre cabinet est ouvert aux autres. Une étape essentielle de ce processus pour assurer le plus grand succès est de s’assurer que le personnel de la réception confirme les coordonnées du patient à chaque visite et note sa méthode de contact préférée pour les rappels de rendez-vous.

2. Évaluer les tendances en matière de non-présentation ou d’annulation à court préavis

Comprendre les raisons de non-présentation et d’annulation à court préavis pourrait aider le personnel à planifier plus efficacement. Fournissez au personnel de planification une grille simple pour le suivi des raisons d’annulation. Cette grille contiendrait des informations concernant le jour et l’heure du rendez-vous, le fournisseur, la compagnie d’assurance et le motif de l’annulation. Si les tendances sont observées par jour de rendez-vous et par bloc d’heure, envisagez une double réservation pendant ces périodes pour maintenir la productivité. S’il y a des tendances par compagnie d’assurance, demandez au personnel d’appeler et de confirmer ces rendez-vous en plus des rappels automatisés. Bien qu’il y ait toujours des raisons indépendantes de la volonté du patient et du cabinet pour les rendez-vous manqués, l’évaluation des données pour les tendances et la mise en œuvre des changements engage et éduque le personnel et profite au cabinet.

3. Suivi avec des patients sans rendez-vous

Contactez-nous pour reporter les patients sans rendez-vous dans les 48 heures suivant un rendez-vous manqué. Le personnel responsable de la planification devrait être invité à communiquer ses préoccupations au patient, à reporter le rendez-vous et à rappeler au patient la politique du cabinet sur les rendez-vous manqués. Si un patient en particulier est un récidiviste avec plusieurs rendez-vous manqués, une note doit être placée sur le compte afin que le patient soit réservé en double ou inscrit à l’horaire à un moment où un patient non présenté régulier ne serait pas aussi perturbateur.

4. Tenir une liste de patients à court préavis

Pour les annulations à court préavis qui créent des opportunités dans le calendrier, les cabinets devraient conserver une liste de patients qui pourraient venir à court préavis. Ces patients ont souvent des rendez-vous prévus à l’avenir, mais aimeraient entrer plus tôt. La pratique peut accueillir à la fois le patient et aider à maintenir la productivité en tendant la main à ces patients pour remplir un créneau prévu laissé ouvert par une annulation à court préavis ou une autre non présentation.

5. Mettre en œuvre une politique de non-présentation des patients

Communiquer clairement avec les patients lors de l’inscription initiale et chaque année que le cabinet s’attend à ce que le patient soit responsable du respect de ses rendez-vous prévus. La politique devrait inclure une fenêtre de temps pour annuler les rendez-vous avec un préavis approprié, souvent 24 heures, et que la pratique évaluera des frais pour le patient pour les rendez-vous sans rendez-vous. Les frais de non-présentation peuvent varier de 25 $ à 40 $ pour chaque rendez-vous manqué, ce qui incitera le patient à prendre rendez-vous. Enfin, communiquer que des non-présentations répétées pourraient être prises en compte pour le renvoi de la pratique.

Bien qu’aucune pratique médicale ne soit à l’abri des perturbations causées par les absences des patients, plusieurs tactiques doivent être envisagées pour aider à maintenir la productivité de la pratique, ce qui favorise également la responsabilisation des patients. Avec la bonne approche, les pratiques peuvent mieux gérer leurs horaires afin que les absences des patients aient moins d’impact sur la productivité et le résultat net.

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