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5 Conseils clés pour réduire vos dépenses de voyage

Les dépenses de voyage d’affaires internationales devraient dépasser 1,6 billion de dollars. Il y a près de 500 millions de voyages d’affaires individuels par an rien qu’aux États-Unis, et environ la moitié de ces voyageurs n’informent pas leurs entreprises de l’endroit où ils séjourneront ou des vols qu’ils ont sélectionnés. Pour les cadres supérieurs, ce […]

Les dépenses de voyage d’affaires internationales devraient dépasser 1,6 billion de dollars. Il y a près de 500 millions de voyages d’affaires individuels par an rien qu’aux États-Unis, et environ la moitié de ces voyageurs n’informent pas leurs entreprises de l’endroit où ils séjourneront ou des vols qu’ils ont sélectionnés.

Pour les cadres supérieurs, ce volume stupéfiant de voyageurs d’affaires (et la fréquence stupéfiante des non-conformités) peuvent se traduire par des coûts faramineux.

Tenez compte des dépenses excessives des employés, qui peuvent représenter un tiers du budget total des voyages et des dépenses d’une entreprise, et les voyages d’affaires peuvent devenir un poste de coût excessivement élevé.

Cependant, avec les bonnes technologies et stratégies de gestion, les entreprises peuvent simplifier, systématiser et économiser sur leurs programmes de voyages d’affaires. Voici cinq façons dont la haute direction peut réduire les dépenses de voyage d’entreprise.

1. Systématiser votre programme de voyage

La systématisation est essentielle pour un programme de voyage d’entreprise efficace. Un processus simplifié de gestion des réservations, des approbations, des dépenses et des risques augmentera la vitesse de bout en bout de la gestion de vos voyages. La systématisation enrichira également vos gestionnaires de voyages avec des informations cohérentes sur les performances de la politique de voyage, de sorte que toute amélioration est étayée par des données.

En outre, un programme de voyages d’affaires systématisé garantit que votre entreprise respecte ses obligations de diligence et fonctionne avec une saine gestion des risques pour vous protéger des dommages financiers et juridiques. Par exemple, les plateformes de gestion de voyages telles que Travelport Locomote disposent de technologies d’automatisation qui alertent les gestionnaires de voyages des réservations hors politique, des demandes de voyage vers des destinations à haut risque et fournissent des informations de sécurité à jour.

2. Investir Dans la technologie de gestion des voyages

Les entreprises stratégiques utilisent des technologies de gestion des voyages comme Travelport Locomote qui allient un service haut de gamme à un puissant contrôle des coûts.

Lorsqu’on envisage d’investir dans une plateforme de gestion de voyages, les entreprises devraient rechercher un certain nombre de choses. Celles-ci vont des outils pour rationaliser les processus, recueillir des analyses et améliorer les performances des politiques, aux fonctionnalités qui enrichissent l’expérience de voyage des employés :

Fonctionnalités pour les entreprises:

  • Les plateformes de gestion des voyages doivent être holistiques. Ils doivent s’occuper de l’ensemble du processus de gestion des voyages, à partir du moment où un employé soumet une demande de voyage, jusqu’au moment où il revient pour soumettre ses dépenses, et au-delà. Au sein de ce processus se trouvent des fonctions telles que la réservation, l’approbation, la gestion des dépenses, la gestion des risques, la messagerie et l’analyse.
  • Votre plateforme de gestion des voyages doit être intégrée. Par exemple, la locomote Travelport s’intègre aux leaders de l’industrie de la gestion des dépenses, Expensify, pour offrir la meilleure solution de dépenses possible pour votre programme. Les plateformes de gestion de voyages qui ne s’intègrent pas à d’autres programmes peuvent être rigides et inflexibles aux changements du marché.
  • Votre plateforme doit permettre une amélioration continue. Un programme de gestion des voyages rationalisé devrait permettre à vos responsables des voyages d’avoir un aperçu de tous les aspects de la performance des politiques, afin que les améliorations soient axées sur les données et stratégiques. Par exemple, la plate-forme Travelport Locomote offre de puissants outils d’analyse permettant aux gestionnaires de voyages de disséquer les politiques, d’identifier les domaines d’amélioration et d’apporter des améliorations efficaces. Nos rapports d’audit automatisés fournissent à votre entreprise un aperçu de tout, des temps de réponse des agences de voyages aux temps d’approbation des flux de travail, en passant par l’historique des réservations des voyageurs.

La haute direction doit reconnaître que le confort et la commodité du personnel en déplacement ont une corrélation directe avec le succès de leur voyage d’affaires. C’est pourquoi une plateforme de gestion de voyages intuitive, conviviale et enrichissante est essentielle pour que les employés tirent le meilleur parti des voyages d’affaires.

Fonctionnalités pour les employés

  • Un système de messagerie efficace qui permet au personnel itinérant de rester en contact avec le bureau à domicile.
  • Visibilité sur les dépenses et les politiques de voyage, pour éliminer les malentendus et réduire le non-respect.
  • Fonctionnalités de gestion des risques fiables avec des conseils de sécurité à la minute près.

3. Jouer un Rôle Actif Dans la Gestion des Voyages

Seulement 27% des Directeurs financiers déclarent que leur relation avec les Responsables des voyages est efficace. Pour apporter des améliorations stratégiques à la politique de voyage, les entreprises ont besoin d’une forte collaboration entre la haute direction et ceux qui supervisent le programme de voyage de l’entreprise. La haute direction devrait donc jouer un rôle actif dans le programme de gestion des voyages de son entreprise, que ce soit en analysant en collaboration le rendement des politiques ou en recueillant des commentaires de première main des employés en voyage.

4. Répondre à la Nouvelle Génération de Voyageurs d’affaires

Les voyageurs de la génération Y représenteront la moitié de toutes les dépenses de voyages d’affaires d’ici 2020 (un chiffre qui devrait atteindre 1,6 billion de dollars). La haute direction doit s’attaquer aux préférences divergentes des jeunes voyageurs afin de réduire les dépenses de voyage et de tirer parti de leurs forces. Par exemple, une enquête Hipmunk auprès de voyageurs d’affaires de la génération Y a révélé qu’ils sont plus susceptibles d’inclure des jours de loisirs lors d’un voyage d’affaires et plus susceptibles de payer des frais accessoires.

En collaboration avec les gestionnaires de voyages, la haute direction devrait étudier les habitudes et les préférences des voyageurs d’affaires de la génération Y, et en tenir compte dans les politiques de voyage stratégiques.

5. Ne laissez pas Votre politique de voyage Intacte

On dit souvent que dans les voyages d’affaires, les meilleures politiques évoluent constamment. Avec l’émergence de technologies de rupture qui offrent de nouvelles possibilités de réservation, de nouvelles façons de se connecter et de nouvelles façons de faire des affaires à l’étranger, la haute direction doit s’assurer que le programme de voyage de son entreprise répond aux changements du marché et capitalise sur les opportunités de réduction des coûts.

Ces améliorations de la politique doivent être étayées par des données, c’est pourquoi un programme de gestion des voyages d’affaires avec des capacités d’analyse et de reporting est essentiel.

L’un de nos clients clés, l’objectif principal de CUA lors de l’introduction de Locomote était de réduire le coût de leurs dépenses de voyage. Une grande partie de ces économies réside dans la manière dont la plate-forme a naturellement engendré un changement de comportement chez les employés, et leur a permis d’avoir une compréhension granulaire de l’évolution de leurs dépenses tout en leur permettant d’économiser sur la façon dont ils paient leurs déplacements.

Pour voir comment la plateforme Travelport Locomote peut vous aider à réduire le coût de vos voyages d’affaires, faites l’expérience d’une démonstration dès aujourd’hui :

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