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5 consejos clave para ayudar a reducir su gasto en viajes

Se prevé que el gasto en viajes de negocios internacionales supere los 1,6 billones de dólares. Hay casi 500 millones de viajes de negocios individuales al año solo en los Estados Unidos, y aproximadamente la mitad de esos viajeros no informan a sus compañías de dónde se alojarán o los vuelos que han seleccionado. Para […]

Se prevé que el gasto en viajes de negocios internacionales supere los 1,6 billones de dólares. Hay casi 500 millones de viajes de negocios individuales al año solo en los Estados Unidos, y aproximadamente la mitad de esos viajeros no informan a sus compañías de dónde se alojarán o los vuelos que han seleccionado.

Para la C-Suite, este asombroso volumen de viajeros de negocios (y la asombrosa frecuencia de incumplimiento) se puede traducir en costos asombrosos.

Tenga en cuenta el gasto excesivo de los empleados, que puede constituir un tercio de todo el presupuesto de viajes y gastos de una empresa, y los viajes corporativos pueden convertirse en un elemento de costo excesivamente alto.

Sin embargo, con la tecnología y las estrategias de gestión adecuadas, las empresas pueden simplificar, sistematizar y ahorrar en sus programas de viajes corporativos. A continuación se presentan cinco maneras en que la alta dirección puede reducir el gasto en viajes corporativos.

1. Sistematizar su Programa de viajes

La sistematización es esencial en un programa de viajes corporativos eficiente. Un proceso simplificado de gestión de reservas, aprobación, gastos y riesgos aumentará la velocidad de extremo a extremo de su gestión de viajes. La sistematización también enriquecerá a sus gestores de viajes con información coherente sobre el rendimiento de la política de viajes, por lo que cualquier mejora estará respaldada por datos.

Además, un programa de viajes corporativos sistematizado garantiza que su empresa cumpla con las obligaciones de deber de cuidado y opere con una sólida gestión de riesgos para protegerlo de daños financieros y legales. Por ejemplo, las plataformas de gestión de viajes, como Travelport Locomote, cuentan con tecnologías de automatización que alertan a los gestores de viajes de reservas fuera de póliza, solicitudes de viaje a destinos de alto riesgo y proporcionan información de seguridad actualizada.

2. Invertir en Tecnología de Gestión de Viajes

Las empresas estratégicas están utilizando tecnologías de gestión de viajes como Travelport Locomote que combinan un servicio de primera calidad con un potente control de costos.

Al considerar invertir en una plataforma de gestión de viajes, hay una serie de cosas que las empresas deben buscar. Estos abarcan desde herramientas para agilizar los procesos, recopilar análisis y mejorar el rendimiento de las políticas, hasta funciones que enriquecen la experiencia de viaje para los empleados:

Funciones para empresas:

  • Las plataformas de gestión de viajes deben ser holísticas. Deben atender todo el proceso de gestión de viajes, desde el momento en que un empleado presenta una solicitud de viaje hasta el momento en que regresa para presentar sus gastos y más allá. Dentro de este proceso, lie funciona como reserva, aprobación, gestión de gastos, gestión de riesgos, mensajería y análisis.
  • Su plataforma de gestión de viajes debe estar integrada. Por ejemplo, Travelport Locomote se integra con los líderes de la industria en gestión de gastos, Expensify, para ofrecer la mejor solución de gastos posible para su programa. Las plataformas de gestión de viajes que no se integran con otros programas pueden ser rígidas e inflexibles a los cambios del mercado.
  • Su plataforma debe permitir una mejora continua. Un programa de gestión de viajes simplificado debería enriquecer a sus gestores de viajes con información sobre todos los aspectos del rendimiento de las políticas, de modo que las mejoras se basen en datos y sean estratégicas. Por ejemplo, la plataforma Travelport Locomote ofrece potentes herramientas de análisis para que los gestores de viajes puedan analizar políticas, identificar áreas de mejora y realizar mejoras efectivas. Nuestros informes de auditoría automatizados proporcionan a su empresa información detallada sobre todo, desde los tiempos de respuesta de la compañía de viajes, los tiempos de aprobación del flujo de trabajo hasta el historial de reservas del viajero.

La alta dirección debe reconocer que la comodidad y conveniencia del personal que viaja tiene una correlación directa con el éxito de su viaje de negocios. Por eso, una plataforma de gestión de viajes intuitiva, fácil de usar y gratificante es esencial para que los empleados aprovechen al máximo los viajes corporativos.

Funciones para empleados

  • Un sistema de mensajería eficaz que permite al personal que viaja mantenerse en contacto con la oficina en casa.
  • Visibilidad de los gastos y las políticas de viaje, para eliminar el margen de malentendidos y reducir el incumplimiento.
  • Funciones de gestión de riesgos fiables con consejos de seguridad actualizados al minuto.

3. Asumir un Papel Activo En La Gestión De Viajes

Solo el 27% de los Directores Financieros informan que su relación con los Gestores de Viajes es efectiva. Para realizar mejoras estratégicas en la política de viajes, las empresas necesitan una estrecha colaboración entre la alta dirección y quienes supervisan el programa de viajes de la empresa. Por lo tanto, la alta dirección debe asumir un papel activo en el programa de gestión de viajes de su empresa, ya sea mediante el análisis colaborativo del desempeño de las políticas o mediante la recopilación de comentarios de primera mano de los empleados que viajan.

4. Atender a La Nueva Generación De Viajeros Corporativos

Los viajeros millennials representarán la mitad de todo el gasto en viajes de negocios para el año 2020 (una cifra que se prevé que alcance los 1,6 billones de dólares). La alta dirección debe abordar las preferencias divergentes del personal que viaja más joven a fin de reducir el gasto en viajes y aprovechar sus puntos fuertes. Por ejemplo, una encuesta de Hipmunk entre viajeros de negocios de la generación del Milenio encontró que es más probable que incluyan días de ocio en un viaje corporativo y más probable que paguen por los accesorios.

En colaboración con los Gestores de viajes, la alta dirección debe estudiar los hábitos y preferencias de los viajeros corporativos de la generación del Milenio y tenerlos en cuenta en las políticas de viajes estratégicos.

5. No Deje Su Política de Viajes Intacta

A menudo se dice que en los viajes corporativos, las mejores políticas siempre están evolucionando. Con la aparición de tecnologías disruptivas que presentan nuevas vías para reservar, nuevas formas de conectarse y nuevas formas de realizar negocios en el extranjero, la alta dirección debe asegurarse de que el programa de viajes de su empresa responda a los cambios del mercado y aproveche las oportunidades de ahorro de costos.

Estas mejoras de la política deben estar respaldadas por datos, por lo que es esencial un programa de gestión de viajes corporativos con capacidades de análisis e informes.

Uno de nuestros clientes clave, el objetivo principal de CUA al introducir Locomote era reducir el costo de sus gastos de viaje. Una gran parte de ese ahorro radica en la forma en que la plataforma naturalmente generó un cambio de comportamiento en los empleados, y les permitió tener una comprensión detallada de hacia dónde iban sus gastos, al tiempo que les permitió ahorrar costos en la forma en que pagan los viajes.

Para ver cómo la plataforma Travelport Locomote puede ayudar a reducir el costo de sus viajes de negocios, experimente una demostración hoy mismo:

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