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5 wichtige Tipps zur Reduzierung Ihrer Reiseausgaben

Die Ausgaben für internationale Geschäftsreisen werden voraussichtlich 1,6 Billionen US-Dollar übersteigen. Allein in den USA gibt es fast 500 Millionen individuelle Geschäftsreisen pro Jahr, und etwa die Hälfte dieser Reisenden teilt ihren Unternehmen nicht mit, wo sie übernachten oder welche Flüge sie ausgewählt haben. Für die C-Suite kann dieses erstaunliche Volumen an Geschäftsreisenden (und die […]

Die Ausgaben für internationale Geschäftsreisen werden voraussichtlich 1,6 Billionen US-Dollar übersteigen. Allein in den USA gibt es fast 500 Millionen individuelle Geschäftsreisen pro Jahr, und etwa die Hälfte dieser Reisenden teilt ihren Unternehmen nicht mit, wo sie übernachten oder welche Flüge sie ausgewählt haben.

Für die C-Suite kann dieses erstaunliche Volumen an Geschäftsreisenden (und die erstaunliche Häufigkeit von Nichteinhaltung) zu erstaunlichen Kosten führen.

Berücksichtigen Sie Mehrausgaben von Mitarbeitern, die ein Drittel des gesamten Reise- und Ausgabenbudgets eines Unternehmens ausmachen können, und Geschäftsreisen können zu übermäßig hohen Kosten führen.

Mit der richtigen Technologie und den richtigen Managementstrategien können Unternehmen jedoch ihre Geschäftsreiseprogramme vereinfachen, systematisieren und sparen. Im Folgenden finden Sie fünf Möglichkeiten, wie das Senior Management die Ausgaben für Geschäftsreisen reduzieren kann.

1. Systematisierung Ihres Reiseprogramms

Systematisierung ist für ein effizientes Geschäftsreiseprogramm unerlässlich. Ein optimierter Buchungs-, Genehmigungs-, Kosten- und Risikomanagementprozess erhöht die End-to-End-Geschwindigkeit Ihres Reisemanagements. Die Systematisierung bereichert auch Ihre Travel Manager mit konsistenten Einblicken in die Leistung von Reiserichtlinien, sodass alle Verbesserungen durch Daten unterstützt werden.

Darüber hinaus stellt ein systematisiertes Geschäftsreiseprogramm sicher, dass Ihr Unternehmen die Sorgfaltspflichten erfüllt und mit einem soliden Risikomanagement arbeitet, um Sie vor finanziellen und rechtlichen Schäden zu schützen. Zum Beispiel verfügen Travel-Management-Plattformen wie Travelport Locomote über Automatisierungstechnologien, die Travel Manager auf Buchungen außerhalb der Richtlinien, Reiseanfragen an risikoreiche Ziele und aktuelle Sicherheitsinformationen aufmerksam machen.

2. Investieren Sie in Reisemanagement-Technologie

Strategische Unternehmen nutzen Reisemanagement-Technologien wie Travelport Locomote, die Premium-Service mit leistungsstarker Kostenkontrolle verbinden.

Wenn Sie erwägen, in eine Travel-Management-Plattform zu investieren, gibt es eine Reihe von Dingen, nach denen Unternehmen suchen sollten. Diese reichen von Tools zur Optimierung von Prozessen, zum Sammeln von Analysen und zur Verbesserung der Richtlinienleistung bis hin zu Funktionen, die das Reiseerlebnis für Mitarbeiter bereichern:

Funktionen für Unternehmen:

  • Travel-Management-Plattformen müssen ganzheitlich sein. Sie sollten sich um den gesamten Reisemanagementprozess kümmern, von dem Moment an, in dem ein Mitarbeiter eine Reiseanfrage einreicht, bis zu dem Moment, in dem er zurückkehrt, um seine Ausgaben einzureichen, und darüber hinaus. Innerhalb dieses Prozesses liegen Funktionen wie Buchung, Genehmigung, Kostenmanagement, Risikomanagement, Messaging und Analyse.
  • Ihre Travel Management Plattform muss integriert sein. Zum Beispiel integriert die Travelport Locomote mit Branchenführern im Bereich Spesenmanagement, Expensify, um die bestmögliche Spesenlösung für Ihr Programm anzubieten. Travel-Management-Plattformen, die sich nicht in andere Programme integrieren lassen, können starr und unflexibel auf Marktveränderungen reagieren.
  • Ihre Plattform muss eine kontinuierliche Verbesserung ermöglichen. Ein optimiertes Reisemanagementprogramm sollte Ihre Reisemanager mit Einblicken in jeden Aspekt der Richtlinienleistung bereichern, sodass Verbesserungen datengesteuert und strategisch sind. Die Travelport Locomote-Plattform bietet beispielsweise leistungsstarke Analysetools, mit denen Reisemanager Richtlinien analysieren, Verbesserungsbereiche identifizieren und effektive Verbesserungen vornehmen können. Unser automatisiertes Audit-Reporting bietet Ihrem Unternehmen Einblicke in alles, von den Antwortzeiten des Reiseunternehmens über die Genehmigungszeiten des Workflows bis hin zur Buchungshistorie des Reisenden.

Die Geschäftsleitung sollte erkennen, dass der Komfort und die Bequemlichkeit reisender Mitarbeiter in direktem Zusammenhang mit dem Erfolg ihrer Geschäftsreise stehen. Aus diesem Grund ist eine intuitive, benutzerfreundliche und lohnende Travel-Management-Plattform für Mitarbeiter unerlässlich, um das Beste aus Geschäftsreisen herauszuholen.

Funktionen für Mitarbeiter

  • Ein effektives Nachrichtensystem, mit dem reisende Mitarbeiter mit dem Home Office in Kontakt bleiben können.
  • Einblick in Ausgaben und Reiserichtlinien, um Raum für Missverständnisse zu schaffen und Verstöße zu reduzieren.
  • Zuverlässige Risikomanagementfunktionen mit aktuellen Sicherheitshinweisen.

3. Nehmen Sie eine aktive Rolle im Travel Management ein

Nur 27% der CFOs geben an, dass ihre Beziehung zu Travel Managern effektiv ist. Um die Reiserichtlinien strategisch zu verbessern, benötigen Unternehmen eine enge Zusammenarbeit zwischen der Geschäftsleitung und denjenigen, die das Unternehmensreiseprogramm überwachen. Die Geschäftsleitung sollte daher eine aktive Rolle im Travel-Management-Programm ihres Unternehmens übernehmen, sei es durch eine gemeinsame Analyse der politischen Leistung oder durch das Sammeln von Feedback aus erster Hand von reisenden Mitarbeitern.

4. Auf die neue Generation von Geschäftsreisenden eingehen

Millennial-Reisende werden bis zum Jahr 2020 die Hälfte aller Geschäftsreiseausgaben ausmachen (eine Zahl, die voraussichtlich 1,6 Billionen US-Dollar erreichen wird). Die Geschäftsleitung muss auf die unterschiedlichen Präferenzen jüngerer Reisender eingehen, um die Reiseausgaben zu senken und ihre Stärken zu nutzen. Zum Beispiel ergab eine Hipmunk-Umfrage unter Millennial-Geschäftsreisenden, dass sie eher Freizeittage auf einer Geschäftsreise einbeziehen und eher für Nebenkosten bezahlen.

In Zusammenarbeit mit Travel Managern sollte die Geschäftsleitung die Gewohnheiten und Vorlieben tausendjähriger Geschäftsreisender untersuchen und diese in strategischen Reiserichtlinien berücksichtigen.

5. Lassen Sie Ihre Reiserichtlinie nicht unberührt

Es wird oft gesagt, dass sich die besten Richtlinien für Geschäftsreisen ständig weiterentwickeln. Mit dem Aufkommen von disruptiven Technologien, die neue Wege für die Buchung, neue Wege für die Verbindung und neue Wege für die Geschäftsabwicklung im Ausland bieten, muss die Geschäftsleitung sicherstellen, dass das Reiseprogramm ihres Unternehmens auf Marktveränderungen reagiert und Möglichkeiten zur Kosteneinsparung nutzt.

Diese Richtlinienverbesserungen müssen durch Daten gestützt werden, weshalb ein Corporate Travel Management-Programm mit Analyse- und Berichtsfunktionen unerlässlich ist.

Als einer unserer Hauptkunden war es das Hauptziel von CUA bei der Einführung von Locomote, die Kosten für ihre Reiseausgaben zu senken. Ein großer Teil dieser Einsparungen liegt in der Art und Weise, wie die Plattform auf natürliche Weise eine Verhaltensänderung bei den Mitarbeitern hervorrief und es ihnen ermöglichte, ein genaues Verständnis dafür zu haben, wohin ihre Ausgaben gingen, und gleichzeitig Kosten bei der Bezahlung von Reisen zu sparen.

Erleben Sie noch heute eine Demo, um zu sehen, wie die Travelport Locomote-Plattform dazu beitragen kann, die Kosten für Ihre Geschäftsreisen zu senken:

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